Les Processus Automatisés par la Robotique

La R.P.A

RPA est l’acronyme de « Robotic Process Automation », que nous traduisons en français par « Les Processus Automatisés par la Robotique ». L’objectif de ce mouvement est d’automatiser les processus métiers. Aujourd’hui, les entreprises ou administrations sont soumises à des tâches récurrentes et sans valeur ajoutée. Ces dernières restent néanmoins obligatoires bien qu’elles mobilisent du temps et des ressources. De plus, il s’agit souvent de travaux fastidieux pour la personne qui l’effectue. L’idée est donc de développer des programmes informatiques qui effectuent ces tâches de manière autonome dans l’espoir de laisser ainsi de la disponibilité à l’employé et être plus productif.

Les outils RPA sont des logiciels permettant de concevoir ces types de programmes. Ces programmes sont dans la grande majorité, représentés en « workflows » (flux de travail), sous forme de modèle BPMN (Business Process Model and Notation). Chaque programme définit une procédure d’entreprise automatisable et exécutable.

Les outils RPA intègrent toutes les fonctions que l’utilisateur aurait à sa disposition pour travailler normalement sur ordinateur, comme taper sur un clavier ou cliquer avec la souris à une région précise de l’écran. Ils sont également capables d’exploiter de nombreuses IHM (Interface Homme-Machine).

Les programmes RPA peuvent donc cliquer sur des boutons, copier et coller les données, taper du texte, lancer des exécutables, aller sur Internet, interroger les bases de données etc, Il est tout à fait possible d’imaginer par exemple un logiciel robot capable de rédiger tout seul un rapport Word, sur un modèle prédéfini, de l’enregistrer, de le transmettre par mail aux intéressés ou encore de le publier sur le Web. En fait, toute interaction humaine sur la machine peut être simulée par la RPA.

Le développement d’un programme RPA consiste à décrire chaque étape du processus métier que l’on souhaite automatiser de manière la plus détaillée possible. Un travail qui peut demander beaucoup de temps selon la complexité du processus. Généralement, dans la méthodologie de développement du RPA, on décrit le processus en même temps de le faire.

Les Types de RPA

On peut distinguer 2 grands types de RPA : la RPA traditionnelle et la RPA cognitive.

• La RPA Traditionnelle est elle-même divisée en deux sous-catégories :
  • La RPA assistée qui permet d’automatiser partiellement des processus complexes pour obtenir plus d’efficacité opérationnelle mais où nous avons encore besoin de l’intervention d’un être humain. C’est le cas par exemple de processus automatisés dans un centre d’appel où la RPA va faciliter et accélérer le processus en proposant des choix au téléconseiller en fonction de certains critères. Ce type de RPA est souvent utilisé pour des processus de front office.
  • La RPA non assistée, à l’inverse, automatise complètement des processus métiers en maximisant ainsi le ROI escompté et sans qu’un être humain ait besoin d’intervenir. C’est le cas par exemple d’un système alimenté à partir du contenu de mails reçus. Ce type de RPA est souvent utilisé pour des processus simples de Back Office.
• La RPA Cognitive va intégrer des composants intelligents au sein du processus automatisé afin de cadrer des éléments qui impliquent un raisonnement humain ou une prise de décision en fonction de certains critères bien définis. On peut par exemple associer à la RPA une technologie OCR (Optical Character Recognition) ou de Machine Learning. Il faut bien comprendre que nous parlons d’ajout de composants cognitifs/IA mais que le squelette qui permet de définir le processus métier, lui ne peut pas changer et ne peut pas être intelligent.

Un robot ne pourra donc pas décider seul d’ajouter une nouvelle dimension au processus qui n’a pas été définie précisément avant.

Quels sont les cas d’usage de la RPA ?

Le choix d’une technologie RPA est particulièrement indiquée pour :

• La génération de rapports périodiques, la saisie des données et l’analyse des données.
• La réalisation de tâches répétitives programmées 50 à 60 fois par jour.
• La génération d’e-mails en masse, l’archivage et l’extraction.

Quels sont les outils d’automatisation du marché ?

Parmi les entreprises d’automatisation du marketing on peut citer :

• Google AdWords(publicité payable au clic)
• Salesforce.com (gestion de la relation client et marketing)
• HubSpot(marketing entrant et gestion des ventes)
• Marketo(logiciel d’automatisation du marketing)
• MailChimp(marketing par courriel)
• Eloqua (automatisation du marketing)

Ces outils, et bien d’autres comme eux, aident les entreprises à collecter de meilleures données et à simplifier leurs processus marketing.

Les Processus Automatisés par la Robotique sont aussi très utilisées pour réaliser des tests utilisateurs et vérifier qu’il n’y ait pas de régressions. Lors d’une mise à jour d’un logiciel ou d’un déploiement de correctif, une RPA peut passer en revue chaque fonctionnalité du logiciel à tester et relever les bugs s’ils se manifestent. Un temps considérable que pourront alors se passer les testeurs qui parfois, n’ont malheureusement pas toujours le temps de réaliser tous les TNR (tests de non-régression). Et on sera plus confiant sur un test automatique qui a déjà été joué plusieurs fois et a déjà fait ses preuves plutôt qu’un test manuel effectué par un humain et où le doute qu’il ait manqué une étape ou une vérification subsistera toujours.

Les Processus Automatisés par la Robotique et L’Intelligence Artificielle

Pour pallier ce manque d’adaptation, l’idée est d’ajouter une couche d’intelligence artificielle à l’automatisation. Dans certains outils RPA actuels on peut désormais trouver des modules cognitifs tels que l’OCR (Reconnaissance Optique des Caractères), la reconnaissance de la parole ou encore l’interprétation visuelle d’images. Idéal pour demander par exemple à un programme RPA de vérifier l’authenticité d’un document, de trier et classer des images numériques, d’identifier des éléments dans les vidéos, de répondre aux mails, de renseigner la clientèle etc. On peut intégrer des systèmes experts à la RPA et lui demander de faire des déductions.

Bref, les fonctions s’étendent, nous offrant la possibilité de lui donner des travaux d’analyses en plus d’être seulement une simple exécutante qui clique et tape du texte. Si on reprend notre problème type des fenêtres d’alertes, le programme RPA pourrait très bien lire le message, l’interpréter voire rechercher lui-même sur le Web à quoi cela correspond afin de prendre une décision dans le traitement de l’alerte et de continuer. Il est également intéressant que la RPA puisse observer un ou plusieurs experts réaliser la tâche. Elle retiendrait tout ce que l’expert fait à chaque situation rencontrée. Un apprentissage artificiel contribuant de manière plus ou moins rapide à une très forte expérience pour l’automate et apportant une grande valeur à l’entreprise.

Les avantages et les inconvénients de la RPA

Quand on automatise, on gagne du temps et de l’argent. Un programme RPA mettra beaucoup moins de temps à faire ce qu’une personne constituée de chair et d’os pourrait faire, et c’est le but. Il tape des paragraphes entiers aussi vite que nous aurions eu seulement le temps de saisir un seul caractère sur notre clavier, il ne déplace pas mais « téléporte » carrément le curseur de la souris à l’endroit désiré de l’écran, il retient rapidement une grande quantité d’information, il ne s’essouffle pas entre chaque action utilisateur, il calcule instantanément, Bref il va très vite et son seul frein est généralement le temps de réponse du système sur lequel il travaille.

L’automate est prêt à fonctionner à n’importe quel moment, que ce soit le jour et la nuit, en semaine et en week-end, sans demander une rémunération en retour. Seulement du courant électrique. De plus, on ne pourra lui reprocher la qualité de son travail effectué. Il ne se distrait jamais et exécute à la lettre toutes les actions du processus. Il ne peut pas se tromper de bouton ou de commettre une faute de frappe. Si c’était le cas, alors c’est le développement ou le processus même qui est à remettre en question.

La RPA apporte :

• Économie
• Gain de temps
• Qualité
• Soulagement du personnel en charge de travail

Les entreprises qui optent pour la RPA dans la digitalisation de leurs processus y trouvent ainsi de nombreux avantages :

• Qualité et Précision : la RPA élimine efficacement le risque d’erreur humaine inhérent aux processus métiers et permet d’obtenir des résultats fiables et maîtrisés
• Qualité de service : la RPA permet de mieux maîtriser les processus et de les optimiser
• Audit, Sécurité et Conformité : la RPA permet de paramétrer les processus afin qu’ils soient conformes aux normes et règles nécessaires (sécurité, audit…) et apporte une traçabilité qui peut être exigée
• Productivité et Expérience : la RPA permet aux collaborateurs d’une entreprise de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée en automatisant des tâches répétitives
• Intégration facile : la technologie RPA peut s’interconnecter facilement et rapidement avec des systèmes existants tout en intégrant des algorithmes avancés et des outils d’apprentissage automatique dans ses composants.
• Fiabilité et disponibilité : la technologie RPA est fiable et disponible à tout moment et le processus ne souffre d’aucune rupture comme une procédure humaine

En ce qui concerne les inconvénients dans l’automatisation des processus informatiques, il y a sûrement le temps de développement qui est à prendre en considération, notamment dans les processus complexes. Les programmes RPA restent encore pour la plupart de simples automates et n’ont pas la capacité à s’adapter face à un changement qui viendrait bouleverser le scénario prévu. Le point faible d’une RPA est sa capacité quasi-nulle à s’adapter à toute nouvelle situation. Il faut prendre en considération toutes les possibilités afin que le programme n’échoue pas. Selon la complexité du processus à automatiser, il est difficile de prévoir tous les scénarios. Or il suffit qu’à un moment, l’automate fasse face à un scénario qu’il ne sait pas gérer pour que le processus soit interrompu, et que par conséquent la réalisation de la tâche soit compromise. Il n’est pas intelligent et ne fait que suivre les ordres donnés.

Conclusion

L’automatisation et l’intelligence semblent former une combinaison prometteuse. En plus d’apporter une aide précieuse aux salariés, la RPA permet de libérer du temps et de réduire les dépenses d’une entreprise sans négliger la qualité.

La RPA dite bureautique s’y prête idéalement aux tâches informatiques récurrentes et fastidieuses. On peut noter que les emplois dans l’industrie, la finance, les ressources humaines, la logistique, le transport, les assurances, la santé sont les plus impactés par la RPA. Ce qui est peut-être moins le cas concernant le secteur de la recherche, le divertissement, le social et l’éducation ou encore les métiers artistiques. Il ne faut pas croire que la robotique concerne seulement les emplois demandant le moins de qualifications.

Ensuite, les tâches effectuées par les robots ne couvrent pas toute la totalité du métier, C’est l’expert qui a la connaissance métier et la transmet au robot en lui disant comment il doit faire et en l’accompagnant à chaque nouvelle transformation. Enfin c’est le professionnel qui utilise son robot et qui comprend ce qu’il fait. Le robot fait mieux que l’humain certes mais il reste que le savoir-faire vient encore de l’expert.